הלקוח לא משלם… מה ניתן לעשות?
זה קורה לכולנו, במוקדם או במאוחר גם אתם תיתקלו בבעיית הלקוח שאינו מוכן לשלם. במאמר זה אנסה להסביר מהם הצעדים שבאפשרותיכם לנקוט במקרה כזה.
חשבונית
נתחיל כמובן עם החשבונית. על גבי החשבונית צריך להיות כתוב בצורה ברורה פירוט השירות או המוצר עליו הוצאה החשבונית. את החשבונית ניתן לשלוח באופן דיגיטלי (אימייל) או בדואר הרגיל. בנוסף, יש להגדיר על גבי החשבונית את הזמן הנדרש לתשלום. קחו בחשבון שככל שמועד התשלום קצר יותר (לדוגמא: 3 ימים) ייגדל הסיכון שהלקוחות ייאחרו בהעברת התשלום. בהולנד נהוג לבקש תשלום תוך 14 ימים אך במקרים מסויימים ניתן גם לבקש את העברת התשלום תוך 7 ימים או תוך 30 ימים. הבחירה נתונה בידיכם ואין חוק הקובע את זמני התשלום.
תזכורת מוקדמת
כדי להבטיח את התשלום מצד הלקוח במועד שצויין על גבי החשבונית, ניתן לשלוח תזכורת מספר ימים לפני פקיעת תאריך החיוב, לוודא שהוא מודע לכך שהחשבונית עדיין לא שולמה ולציין שתוקפה של החשבונית יפוג עוד מספר ימים. מכיוון ששיטה זו נחשבת אגרסיבית מעדיפים בעלי עסקים רבים לוותר עליה. באפשרותיכם להשתמש בשיטה זו במידה והינכם מכירים את הלקוח המדובר ויודעים מראש שקיים סיכוי שהוא יאחר את מועד התשלום בזמן.
תזכורת ראשונה
לאחר שתאריך התשלום פג והלקוח עדיין לא שילם הוא נקרא “לקוח מעכב תשלום”. החל מרגע זה זכותיכם לפתוח בהליכים משפטיים כנגדו. כיוון שפתיחת הליך משפטי לוקחת זמן ונעשית בצורה שאינה ידידותית נהוג לשלוח תזכורת ראשונה לפני נקיטת צעדים חמורים יותר.
התזכורת הראשונה נעשית בצורה ידידותית ובדרך כלל נאמר בה, שבעל העסק מבין שאולי התשלום פרח מזכרונו של הלקוח ולכן ניתנת לו (ללקוח) הזדמנות נוספת לשלם בזמן. נהוג לציין על גבי התזכורת את סכום התשלום ואת פרטי החשבונית המקורית.
בתזכורת הראשונה יש לציין שוב את המועד החדש לתשלום (לדוגמא: אם בחשבונית המקורית נתתם ללקוח 14 ימים להעברת התשלום, ניתן עכשיו להוריד את מספר הימים ל- 7).
תזכורת שנייה
במידה וגם לאחר שליחת תזכורת ראשונה עדיין הלקוח מעכב תשלום ניתן לשלוח תזכרות שנייה. תזכורת זו נכתבת בנימה עסקית ועניינית יותר (אך עדיין מנומסת) ובה הינכם מודיעים ללקוח שהחשבונית עדיין לא שולמה. במכתב זה ניתן גם לציין את התהליכים הבאים בהם תינקטו במידה והחשבונית תישאר פתוחה והתשלום ייתעכב.
ניתן לנסות ולברר מדוע הלקוח מעכב את התשלום, ייתכן וקיימת סיבה הגיונית וסבירה לעיכוב התשלום (מחלה פתאומית, בעיה כלכלית, חוסר שביעות רצון מהשירות/מוצר וכו’).
אל תישכחו להגדיר שוב את המועד החדש לתשלום החשבונית (לדוגמא: 3 ימים).
התראת תשלום
במידה וגם שליחת התזכורת השנייה עדיין מסרב הלקוח להעביר את התשלום ניתן לשלוח מכתב התראת תשלום. במכתב זה נהוג להשתמש בשפה מקצועית, חדה ובעלת טון רשמי. במכתב זה הינכם “מזמנים את הלקוח להעברת התשלום באופן מיידי” ו- “מחייבים אותו בעלויות נוספות”. שימו לב שהעלויות הנוספות צריכות להיות רשומות מראש ב”תנאים והגבלות” (Terms and Conditions) של העסק שלכם. בנוסף, ניתן לציין במכתב זה שבמידה והלקוח ימשיך לעכב את התשלום יועבר המשך הטיפול בחשבונית המדוברת לחברת גבייה חיצונית, (ציינו את שם החברה איתה אתם עובדים). פרטו גם את ההוצאות הנוספות שייגבו על ידי חברת הגבייה החיצונית וכיתבו שסכום הוצאות אלו יוטלו על הלקוח.
את מכתב התראת התשלום נהוג בשני העתקים: בדואר אלקטרוני או כמכתב דואר רגיל ובנוסף כמכתב דואר רשום. בצורה זו תוכלו להיות בטוחים שהלקוח קיבל את מכתב ההתראה.
חברת גבייה חיצונית
במידה והחלטתם להעביר את המשך הטיפול לחברת גבייה חיצונית, קרוב לודאי שחברה זו תתחיל בשליחת מכתב אחד או יותר עם סיכום ההליך שעברתם עד כה (שליחת כל המכתבים הקודמים וסיכום כולל של הסכום לתשלום ברגע הנתון).
מכתבים אלה יישלחו על נייר המכתבים של החברה ולעיתים קרובות ייחתמו על ידי עורך דין מטעמם. כל זאת נעשה על מנת ליצור רושם על הלקוח החייב ולהגדיל את הסיכוי לתשלום ללא צורך בנקיטת צעדים נוספים.
הלקוח יקבל את האפשרות להגיב על המכתב ולהסביר את הצד שלו ומדוע הוא מאחר בתשלום. חברת הגבייה תעבד את המידע, תעריך את נכונות הדברים ותתייעץ איתכם לגבי המשך ההליך. במקרים רבים תוכלו לקבל עצה מחברת הגבייה כיצד לפעול הלאה על מנת להגיע לפיתרון הנכון.
במידה והלקוח אינו מגיב על המכתב ואינו מעביר את התשלום יכולה חברת הגבייה לשלוח פקיד הוצאה לפועל אשר תפקידו לבקר את הלקוח בביתו או מקום עבודתו ולהגיש לו בכתב הזדמנות אחרונה לתשלום.
הליך משפטי
במידה וגם חברת הגבייה החיצונית לא צלחה במאמציה לקבלת התשלום ניתן לפתוח בהליך משפטי. חברת הגבייה יכולה לייעץ לכם לגבי הגשת ההליך המשפטי, לבדוק האם יש בסיס להגשת תביעה נגד הלקוח ומה הסיכויים שלכם לזכות בתביעה שכזאת.
במידה ומדובר בסכומים של 200-400 יורו ניתן להגיש את התביעה לבית משפט לתביעות קטנות. כאשר מדובר בסכומים של עד 20.000 יורו ניתן לגשת לבית משפט המחוזי.
עורך הדין שלך יציע זימון שיונפק על ידי ההוצאה לפועל לחייב שלך. זימון זה מהווה את התביעה וייכתב בו זמן ומקום לדיון בבית המשפט. הלקוח עשוי לשלוח כתב הגנה מצידו. בית המשפט יעבור על התביעה ועל כתב ההגנה שהוגשו ולפיהם יחליט האם הטענה שלכם תקפה והאם ההגנה משכנעת ומספקת. במידה ובית המשפט יפסוק שהתביעה שלכם מוצדקת הוא ייחב את הלקוח גם בעלויות בית המשפט ובכל ההוצאות הנדרשות, (עלויות התביעה, עורך הדין, דמי גבייה, אגרת בית משפט, וכו ‘).
במידה והחייב אינו מגיב כלל ואינו מגיש כתב הגנה רשאי בית המשפט להחליט באופן אוטומטי שהתביעה שלכם תקפה ולחייב את הלקוח בכל האמור לעיל.
פסק דינו של בית המשפט מאפשר ומאשר את אכיפת הליך ההוצאה לפועל. פעולה זו עשויה להימשך זמן מה וכוללת בתוכה השתלטות על חשבון הבנק וההכנסה של החייב ובנוסף לקיחת רהיטים וחפצים אחרים הרשומים על שם החייב ומכירתם.
מספר טיפים לסיום
קיימות הזדמנויות רבות בהן ניתן לנסות ולקבל את התשלום המגיע לכם. הדבר החשוב ביותר בהליך הגבייה הוא לא להתחיל באיומים אלא בנימה ידידותית, נעימה וסבלנית.
על מנת לשמור על השם הטוב של החברה/עסק שלכם יש לנסות תמיד למצוא פיתרון ביחד עם הלקוח, לדוגמא: פריסת הסכום לתשלומים.
במידה ואינכם בטוחים מה עליכם לעשות התייעצו עם בעל מקצוע. במקרים רבים ניתן לקבל עצה טובה בחינם או בסכום נמוך.
במידה והינכם מעוניינים לפנות לחברת גבייה חיצונית חפשו חברה אשר עובדת על בסיס “no cure no pay”.
בהצלחה!
הדפסת כתבה
